¿CÓMO FUNCIONA GOOGLE DOCS?

Hola compañer@s,

Esta entrada, tiene la finalidad de mostrar cómo funciona Google Docs, y en teoría, para qué nos puede ser útil en nuestro trabajos en formato digital. Para ello, explicaré en primer lugar qué es y para qué se utiliza.

·       ¿Qué es Google Docs?:

Todo el mundo ha oído hablar o utiliza Microsoft Office o el Open Office por lo que no hace falta demostrar la utilidad de estas maravillosas herramientas que nos ayudan en muchos aspectos de nuestro desarrollo empresarial y personal.

Google ha cambiado esta tendencia, ha puesto a disposición de TODO el mundo unas aplicaciones similares a los paquetes ofimáticos antes mencionados. Se llama Google Docs y es gratuito. Está dentro de las aplicaciones de Google Apps

La fiabilidad de Google está muy por encima de lo que podamos pensar, más fiable que la mayoría de instalaciones informáticas de las empresas. Libre de averías de hardware, fallos eléctricos, actualizaciones, etc. Es compatible con todos los sistemas operativos. Funciona en Windows, Linux, Mac, en todos los dispositivos móviles, tipo Android, Iphone y los nuevos Chromebook, ofreciendo un acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento, no dependemos de la disponibilidad de un servidor propio.

•      ¿Cómo se utiliza?:

         Google Docs tiene como medio de acceso una identificación a través de cuenta Gmail, por lo que podremos acceder a través de ella, o en caso de ausencia, mediante la creación de este tipo de cuenta.

          Una vez creada, podrás acceder mediante la identificación, encontrando lo siguiente:

Un aspecto, de los cuales, debemos tener muy en cuenta a la hora de trabajar con Google Docs es el de Configuración, pues será importante para nuestro trabajo. Ya sea para cambiar el idioma, establecer zona horaria, seleccionar dónde queremos que se abran nuestros trabajos, editar el perfil, y muchas más utilidades. Este apartado se mostrará de la siguiente manera:

•     ¿Qué podemos crear?:

          Como ya hemos nombrado con anterioridad, todo el mundo a oído hablar o sabe trabajar con Microsoft Office o Open Office, y nada más lejos de ello, Google creó aplicaciones muy similares de mejor manejo y mayor seguridad. Por lo tanto, y básicamente nos basaremos en aplicaciones muy similares. Como son las siguientes:

Documentos: Permite crear y compartir documentos en la web, accediendo a ellos desde cualquier ordenador o cualquier smartphone. El diseño similar al de escritorio facilita la modificación conjunta de documentos.

Hojas de cálculo: Permite crear y compartir Hojas de cálculo en la web, permite revisar presupuestos facilmente, hacer calculos financieros o cualquier seguimiento de datos.

Presentaciones: Herramienta que permite elaborar fantásticas presentaciones, junto con las funciones de edición para trabajar en colaboración y compartir contenido.

Dibujos: Permite colaborar con otros usuarios para crear dibujos y diagramas e insertarlos en Documentos, Hojas de Cáluclo, Presentaciones y Páginas Web.

Formulario: Permite recopilar todos los datos que quieras, gracias a todas las herramientas  de creación de formularios sin ningún coste de actualización y totalmente gratuita.

• ¿Cómo puedo compartir mis documentos?:

        Una vez se haya elaborado el documento, nos deberemos de fijar en el la tecla Compartir, y pulsarla. Una vez pulsada, se abrirá otra ventana como la siguiente, y podremos determinar quien tiene acceso al documento. Por un lado, tendremos acceso nosotros mismos, y por otro  lo podremos hacer público o privado.

          Si queremos enviar el documento por correo mail, rellenaremos la dirección de correo en el espacio de abajo finalizando pulsando la tecla Fin.

       Si al contrario, queremos compartirlo en web, debemos de pulsar la tecla cambiar y observaremos lo siguiente:

Público en Web: Permite que cualquier usuario pueda acceder a este elemento. No requiere iniciar sesión.

Cualquier usuario que reciba el enlace: Solo permitirá acceder al elemento el usuario que reciba el enlace. No requiere iniciar sesión

Privado: Solo pueden acceder a los elementos las personas a las que se les haya otorgado permisos de forma explícita. Se requiere iniciar sesión.

          Además, también podemos seleccionar, si únicamente queremos que se lea, que se edite o que se comente. Lo que será muy útil para nosotros, ya que podremos privatizar en el grado que queramos nuestros documentos o archivos con el fin que se haga con ellos lo que nosotros deseemos realmente.

          Una vez se haya seleccionado la opción, Cualquier usuario que reciba el enlace aparecerá otra ventana en la que se deberá de copiar en link para enviarlo a la persona a la que se desee su destinación.

        De esta manera, ya podemos saber y conocer qué es Google Docs, para qué se utiliza y para qué nos puede ser útil en nuestra vida.